In der heutigen digitalen Welt sind manuelle Arbeitsprozesse in Unternehmen oft unvermeidlich. Doch was passiert, wenn diese Aufgaben täglich Dutzende oder gar Hunderte Male wiederholt werden müssen? Unser Kunde kennt diese Situation aus eigener Erfahrung nur zu gut und wandte sich an uns, um eine effiziente Lösung zu finden.
Die Herausforderung
Der Kunde, ein Unternehmen mit vielen Kunden und noch mehr PDF-Formularen, stand vor einem Problem: Die manuelle Bearbeitung dieser Formulare war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Es musste eine Lösung her, die sowohl schnell als auch zuverlässig ist. Und so begann unsere Zusammenarbeit.
Der Requirements Workshop: Verstehen und Planen
Unser erster Schritt war ein Workshop, in dem wir die Anforderungen und Erwartungen genau verstanden. Wir tauchten tief in die verschiedenen Formate der PDF-Dateien ein, diskutierten die benötigten Daten und legten die Erwartungen an das Automatisierungstool fest. Gemeinsam setzten wir Deadlines und festgelegte Zeiten für Fortschrittsberichte, um den Entwicklungsprozess transparent zu gestalten.
Die Suche nach der perfekten Lösung
Unser ursprünglicher Plan war es, eine vollständig KI-gesteuerte Lösung zu entwickeln. Doch als wir die PDF-Strukturen genauer untersuchten und die verschiedenen Mappings bei der Ausfüllung derselben Formulare sahen, wurde uns klar, dass ein einfacherer Ansatz effektiver sein könnte.
Synonyme und Levenshtein-Distanz: Der schnelle Weg
Wir erstellten eine Liste von Synonymen, die beschreibt, wie jedes Datenbankfeld in einem PDF-Formular benannt sein könnte. Dies machte den Prozess nicht nur schnell, sondern auch zuverlässig. Um mögliche Variationen und Tippfehler abzudecken, fügten wir eine Überprüfung der Levenshtein-Distanz hinzu. Wenn der Ähnlichkeitswert hoch genug ist, wird das Feld entsprechend zugeordnet.
Buttons: Die Herausforderung meistern
Buttons stellten sowohl die größte Herausforderung als auch die einfachste Komponente dar. Da die Buttons in verschiedenen Formularen sehr unterschiedlich sein können, wäre eine manuelle Anpassung, wie in Textfeldern, zu ineffizient. Hier kam die KI ins Spiel, denn die möglichen Antwortoptionen und persönliche Daten waren bereits bekannt. Die KI konnte die richtige Antwort ziemlich genau bestimmen. Entscheidend war, dass die Button-Namen und ihre Optionen klar definiert waren
Datenschutz: Der sensible Punkt
Ein weiteres wichtiges Thema war die Datenschutz. Wie können wir sicherstellen, dass persönliche Daten geschützt sind, wenn sie an ein KI-Modell gesendet werden? Unsere Lösung war einfach: Wir senden keine sensiblen Daten wie Namen oder Krankenversicherungsnummern an das Modell, da diese Informationen nicht benötigt werden, um Entscheidungen zu treffen.
Das fertige Tool: Ein Meilenstein
Am Ende entwickelten wir ein KI-gestütztes Tool mit einer Admin-Oberfläche. Diese ermöglicht es dem Kunden, Änderungen in den PDF-Formularstrukturen selbstständig vorzunehmen, ohne uns jedes Mal kontaktieren zu müssen. Wir übernehmen den Betrieb und stehen bei Bedarf zur Verfügung, sodass der Kunde das Tool sorgenfrei nutzen kann.
Das Happy End: Zeit für Wichtigeres
Diese Automatisierungslösung hat nicht nur den Arbeitsalltag erleichtert, sondern auch wertvolle Zeit freigeschaufelt, die nun für strategischere Aufgaben genutzt werden kann. Dieses Projekt zeigt, dass Automatisierungstools einen großen Unterschied machen können – und wir sind stolz darauf, Teil dieser Erfolgsgeschichte zu sein.
Kontaktieren Sie uns
Wenn auch Sie daran interessiert sind, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, zögern Sie nicht, uns für eine Beratung zu kontaktieren. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Erfolgsgeschichte schreiben!
